10 estrategias de planificación para ser más productiva

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10 estrategias de planificación para ser más productiva

En el post de hoy quiero compartir contigo 10 trucos que yo uso y que pueden ayudarte a mejorar tu organización, gestión y planificación del tiempo. En definitiva, voy a intentar acompañarte hacía tu modelo de productividad de calidad. Por eso quiero recalcar que estas son cosas que yo hago y me funcionan. Pero no tienen por qué irte bien a ti. Se trata de que pruebes, experimentes y te quedes con aquello que a ti te funciona.

Mis días también tienen 24 horas donde no sólo hay espacio para el trabajo sino para el descanso, familia y amigos, cuidarme, formarme, etc. Es algo que mucha gente me pregunta y sí, mis días son igual de largos (o cortos) que los del resto de mortales. ¿Y cómo puedo hacer tantas cosas sin morir en el intento? Con organización y planificación, aprendiendo a gestionar bien mi tiempo y, sobre todo, sin frustrarme cuando las cosas no salen como había planificado.

La frustración no es buena compañera para gestionar tu tiempo

Esto es importante porque, aunque este post va de organización y planificación hay algo que debes tener muy claro. Las cosas no siempre salen como hemos previsto. La vida está llena de imprevistos y sorpresas. Así que aprender a fluir es igual de importante que aprender a planificar. Cuando las cosas no son como esperábamos debemos tener la capacidad de cambiar y adaptarnos a la nueva situación. Y, sobre todo, aprender. No siempre tomaremos la mejor decisión ante aquel imprevisto, pero seguro que podremos aprender y saber mejor que hacer la próxima vez.

Es algo que yo no siempre he tenido claro por qué, por si no lo sabes, mi trabajo por cuenta ajena consiste en ser asesora política en el Congreso de los Diputados en cuestiones de igualdad y educación, principalmente. El mundo de la política, y mucho más ahora, está lleno de imprevistos, urgencias e incertidumbres. Ningún día es igual al anterior y cuando ya creías que una cosa era así, de golpe todo da un giro de 180º (y muchas veces te toca volver a empezar o replanificar gran parte de tu trabajo). Así que poco a poco he aprendido a fluir. A saber que hay cosas que yo no puedo controlar y a tener la capacidad de adaptarme rápidamente a los cambios. Es sin duda algo que también podemos entrenar.

10 trucos de organización y planificación para ganar productividad de calidad

Truco nº1: planifica por semanas, no por días

Hubo un tiempo que me planificaba los días y, por lo tanto, en mi agenda no sólo constaban las citas o cosas con una hora o momento concreto, sino que también planificaba todas las demás horas. Pero me di cuenta que eso no me servía por qué muchos días mis planes cambiaban y perdía demasiado tiempo reestructurando mi semana. Lo que hice fue organizar las semanas. Cada semana tengo unos objetivos y unas tareas que realizar para poder cumplirlos. A cada tarea le asigno un bloque de tiempo y una prioridad. Por ejemplo, 1 hora para revisar facturas, actualizar excels de números y demás que es una tarea importante pero no urgente. Esta tarea la hago cuando veo que tengo el espacio libre y las condiciones para hacerlo. Puedo pensar en hacerlo el viernes por la mañana, pero si el jueves mis planes cambian y sé que tengo 1h libre, también podré decidir avanzar con esa tarea.

Si esto te interesa y aún no estás apuntada a mi newsletter te recomiendo que lo hagas ¡ya! por qué con el envío mensual de febrero sobre la productividad voy a contarte todos los secretos de este sistema de planificación y podrás ver cómo lo hago yo.

Truco nº2: di NO a las listas interminables

Listas sí, pero interminables no. Las listas pueden ser una herramienta muy útil si las usamos bien. Pero de verdad que una lista interminable de tareas no va a servirte de mucho más que para abrumarte cada vez que la mires. Y, obviamente, después de abrumarte querer olvidarte de ella. Mi recomendación es que compres un bloque pequeño de notas o tareas que tengan un espacio reducido para apuntar (yo uso este de Mia Mandarina tamaño A6 que me encanta). Y en tu lista apunta solo las tareas de la semana en curso. No uses las listas para planificar a largo plazo sino para asegurarte que no se te olvida nada a corto plazo.  

¿Cómo hacer para no olvidarte de las demás cosas? Trabajar por proyectos que puedas tener organizados a más largo plazo dónde apuntar las cosas que no se te pueden olvidar. Pero de eso te hablaré más y mejor en un próximo post.

Truco nº3: olvídate de ser multitarea, haz una sola cosa en cada momento

Cuando hablamos de productividad de cantidad tiene mucho que ver con esto. Hacer más, más y más. Para ello nos han enseñado -y más a las mujeres- que debemos saber hacer muchas cosas en el mismo tiempo. Si no llegas a todo es por qué no haces suficientes cosas a la vez. Pero la realidad es que para mí una productividad de calidad quiere decir hacer mejor, así que centrarte en una sola cosa es imprescindible. Cuando estoy centrada y concentrada en lo que hago, sin duda, trabajo mucho mejor y con mejores resultados.

Truco nº4: enamórate de los bloques de tiempo

Los bloques de tiempo, o time blocking en inglés, están muy relacionados con el punto anterior pero para mí van un poco más allá. Los bloques de tiempo son una técnica que consiste en enfocarse en una sola tarea por un período de tiempo determinado que has establecido con anterioridad. ¿Por qué no es lo mismo? En mi caso esta metodología sólo ha sido útil después de mucho tiempo de trabajar en la planificación y el foco. Cuando he conseguido eso, he podido medir lo que supone cada tarea y establecer bloques de tiempo realistas. En el pasado lo había intentado pero la realidad es que, cómo no sabía cuánto tiempo requería cada tarea, planificaba bloques totalmente irreales que acababan por provocarme estrés y ayudarme más bien poco. Una vez conseguí ser productiva pude establecer bloques de tiempo reales y, ahora sí, los uso en mi planificación semanal. Me ayuda a gestionar mi energía y, sobre todo, a aprovechar mi concentración en una tarea para avanzar más allá. En mi caso los uso como te comentaba en el punto nº1, que es un poco diferente a como suele hacerlo la gente. Normalmente se planifica con anterioridad un día y hora de la semana para cada bloque. Pero no te aferres a lo que hacen los demás, busca siempre tu propia fórmula.

Truco nº5: elimina los estímulos que te roban tiempo

Hay muchas cosas que pueden ser un ladrón de tiempo, pero hoy quiero referirme en concreto al mundo 2.0. ¿Cuántas horas al día pasas en Instagram y para qué? ¿Cuántas veces al día desbloqueas tu móvil con un objetivo en concreto? ¿Alguna vez has procrastinado con el móvil, ordenador o redes sociales? Sí amigas, el mundo 2.0 puede ser un pozo de entretenimiento y comunidad, pero también nuestro ladrón de tiempo más avaricioso. Para mí es imprescindible recuperar el papel y boli sin distracciones para tareas que requieren mucha concentración y aprender a poner foco en mis tareas cuando uso el ordenador o incluso el móvil. Si tu móvil es un ladrón de tiempo puedes recuperar en mis destacados de instagram el reto Domina tu móvil que hice hace ya unos meses.

Truco nº6: mantén el orden

El orden puede ser la excusa perfecta para procrastinar. ¡Ay, antes de hacer eso voy a ordenar la mesa de trabajo! Si trabajas en casa esto suele ser un grave peligro. Pero también puede ser la causa de tu falta de concentración. En este caso suele ser habitual en personas que trabajan en oficinas u otros espacios. El desorden se pega y además, distrae. Debes procurar mantener tu entorno de trabajo lo más ordenado posible para mejorar tu concentración y capacidad de trabajar con foco. Encontrar las cosas a la primera, no tener distracciones a la vista y saber cuál es el sitio de cada cosa libera mucho espacio que tu mente puede dedicar a otra cosa más importante.

Truco nº7: descansa bien, que no quiere decir más

Aquí igual te parece que me repito, pero es que este punto es taaaaaaan importante. Y a menudo es el primer sacrificado o el más olvidado. Si de verdad quieres ser más productiva es imprescindible que descanses bien. A veces no hace falta dormir 8 horas cada día para ser productiva (en mi caso, con 6 horas acostumbro a tener suficiente) pero sí que deben ser horas de calidad. Para ello debemos preparar un entorno en el que poder descansar bien. Pero no sólo es importante cuando dormimos, también durante el día debes ser capaz de descansar desconectando de tecnología y responsabilidades, aunque sólo sean 5 minutos.

Truco nº8: si es necesario, usa métodos como el Pomodoro

Si los descansos durante el día te cuestan porque te dejas arrastrar por la vorágine de estrés y prisas que nos presenta nuestra sociedad busca métodos que puedan ayudarte. En este caso a mi me gusta mucho la técnica del Pomodoro. No la uso siempre, pero sí en tareas que requieren mucha concentración o muchas horas delante del ordenador. O en épocas de mucho estrés también me funciona genial. Consiste en trabajar con la máxima concentración durante 25 minutos y, después, tomarte 5 minutos de descanso. Cuando hayan pasado 4 bloques o 100 minutos de trabajo, el descanso es más largo, de 15 minutos. Si usas google chrome, la extensión Marinara: Asistente Pomodoro es genial para implementar esta herramienta.

Truco nº9: activa tus músculos en los descansos

Durante los pequeños descansos de tu trabajo aprovecha para activar tus músculos y liberar tensiones. La respiración consciente también puede ser muy buena aliada. En mi caso cuando los descansos son de apenas unos minutos aprovecho para dirigir mi mirada lo más lejos posible para descansar la vista. También hago algunas respiraciones y movimientos de cuello suaves. En los descansos más largos aprovecho para estirar las piernas y, si es posible, para que me dé un poquito el sol. Esto me permite recargar energías y evitar acumular tensiones en mi cuerpo.

Truco nº10: cuando tengas tiempo libre, permítete disfrutar de verdad

La última pero no menos importante. Cuando decidas tomarte un tiempo libre, aunque sólo sean 15 minutos para hacer un café entre reuniones, disfrútalo como lo que es. Muchas veces, yo la primera, recurrimos a estos pequeños tiempos para hacer tareas que nos parecen más pequeñas pero que, si no vigilamos, pueden absorber toda nuestra atención por más tiempo del que teníamos previsto. Así que cuando te dispongas a tener tiempo libre, céntrate en eso y en nada más. Plantéalo como si fuera un trabajo más porque, en el fondo, es igual o más importante que el resto.

Ten claro tu objetivo

Pero para que estas u otras herramientas y estrategias funcionen debes tener muy claro tu objetivo. Cuando tenemos una meta clara es mucho más fácil priorizar, saber diferenciar lo importante de lo urgente y encontrar la motivación necesaria para llevar a cabo aquello que planificamos. Mi meta es hacer crecer Martina Maresme y soy muy consciente que si no me organizo pueden pasar dos cosas. O mi proyecto nunca va a crecer como yo quiero para que realmente pueda ser mi única ocupación. O por el camino voy a tener que renunciar a tiempo con mis amigos y familia, a tiempo para mis aficiones o a mi bienestar. También pueden pasar ambas cosas a la vez, pero no me gusta ponerme en lo peor :). Teniendo claro el objetivo cumplir con estas estrategias me es mucho más fácil.

¿Que te ha parecido este post? ¿Utilizas algunas de estas estrategias? ¿Tienes otros trucos que quieras compartir?

Un abrazo,

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2 Comentarios
  • Mery Loor
    Posted at 14:51h, 12 marzo Responder

    Hola Munsa! Muy útil y, además, realista, lo tomaré en cuenta para planificarme mejor. Gracias por escribir sobre ello 🙂

    • Munsa | Martina Maresme
      Posted at 19:05h, 13 marzo Responder

      ¡Muchas gracias Mery! Espero que pueda serte muy útil y te ayude con la planificación. ¡Un abrazo!

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