5 herramientas para mejorar tu productividad

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5 herramientas para mejorar tu productividad

El otro día te hablé de algunas estrategias que puedes utilizar en tu día a día para planificarte mejor y conseguir ser más productiva. Así que hoy quiero hablarte de algunas herramientas que te pueden facilitar o ayudar en algunas de esas estrategias para mejorar tu productividad. Son cosas que yo he probado en algún momento y me han ayudado, aunque no necesariamente las uso ahora mismo. La realidad es que las voy cambiando según el momento y mis necesidades.

La verdad es que, aunque siempre me ha gustado la planificación y la organización, cuando decidí emprender mi propio proyecto profesional para mí fue indispensable. Ser más planificada y organizada, ganando en productividad de calidad, es necesario cuando compaginas un trabajo a tiempo completo por cuenta ajena -como es mi caso- y un proyecto o empresa propia. Aunque también reconozco que no siempre es un problema porque, muchas veces, es precisamente la sensación de falta de tiempo la que nos pone las pilas. No siempre todo es malo 🙂

5 herramientas clave para la gestión del tiempo

En todo caso, compartiendo esta experiencia con otras mujeres que han decidido emprender, la planificación y la gestión del tiempo es algo fundamental. Como también lo es para mujeres que compaginan estudios y trabajo, preparan unas oposiciones, o quieren pasar tiempo de calidad con su familia, especialmente al ser madres. Por lo tanto, hay muchas situaciones en las que para nosotras es importante encontrar herramientas que nos faciliten las tareas y permitan a nuestro cerebro focalizarse en lo importante, la acción.

1. Planificación

Hay dos herramientas que a mí me gustan y que pueden ayudarte a planificar tus proyectos a corto, medio y largo plazo. Aunque para mí son especialmente interesantes para el medio y largo plazo, porque te permiten organizar cosas que vendrán en un futuro pero que ahora no tienen por qué ocupar espacio en tu mente. De esta forma puedes olvidarte de ellas y centrar tu acción y foco en lo más importante del momento, y así mejorar tu productividad con calidad.

La primera aplicación es Trello. Fue la primera que use y permite organizar los proyectos por tableros. A partir de aquí puedes añadir descripciones, checklist, comentarios, fechas de entrega y crear equipos de trabajo, todo en la versión gratuita. Su versión de pago, por menos de 10€ al mes con pago anual, permite además la integración con Dropbox, Evernote, Mailchimp y Google Drive entre otras. Tiene versión para Android, Iphone y Ipad, para el escritorio y también puede usarse en la web. Una muy buena opción si sois más de una persona trabajando en los proyectos.

La segunda aplicación, que es la que yo uso en la actualidad, es Asana. Los proyectos pueden organizarse en tableros o por listado, de una forma muy clara con secciones, proyectos y subtareas. También permite archivos, descripciones, fechas de entrega y comentarios. Una función que me encanta es que te indica de forma muy fácil y accesible las tareas debes entregar pronto. En este caso sólo la recomiendo para una única persona, como es mi caso. El plan mínimo de pago no me parece tan interesante en este caso. Aunque da funciones muy útiles como los portafolios o las integraciones de otras aplicaciones al igual que Trello, su precio ronda los 30€/mes para un equipo de 5 personas, el mínimo que permite. Pero si en tu caso no necesitas compartir los proyectos con otras personas es una muy buena opción.

2. Organización

En mi caso uso tres herramientas básicas para la organización del día a día. Por un lado, google calendar, que consulto desde el ordenador, integrado con el calendario de mi móvil. Para saber rápidamente a que pertenece cada cita las tengo distribuidas por colores y categorías (personal, trabajo por cuenta ajena, martina maresme, salud, ejercicio, formación, etc.). Y, además, lo tengo enlazado con otras apps (como gmail o calendly) para que algunas citas se agreguen automáticamente. Herramienta indispensable para no perderme ninguna cita importante, lo reviso cada semana para pasar las citas a la agenda.

Efectivamente, la agenda es mi segunda herramienta de organización. Es de vista semanal por columnas (de Brunelda, la podéis ver aquí) y me sirve para organizarme la semana. En ella anoto por un lado las citas que tienen una hora concreta para desarrollarse (y le sumo el tiempo de preparación o trayecto que necesita cada una). Y, entonces, por otro lado, en las notas apuntó todas las tareas u objetivos que Asana me dice que tendré que hacer en esa semana. Una vez están todos anotadas, priorizo las 3 tareas más importantes de la semana marcándolas con una flecha roja. Así sé que es lo que más requiere mi foco y, si algo queda por hacer, reorganizo mis tareas sin problema porque lo prioritario siempre está hecho.

¡Y le sumo también un planificador!

Y, por último, el planes. Esta herramienta no será necesaria para todo el mundo, mucha gente se planifica de maravilla con la agenda y el calendario, pero para mí es indispensable para mejorar mi productividad. ¿Qué utilidad tiene le doy? En ella anoto las tareas diarias que me permiten cumplir con mis objetivos de la semana que he anotado en la agenda, así como cosas que tienen un día establecido a la semana, pero no aparecen en Asana (por ejemplo, las facturas o el tiempo que dedico a la organización de la semana siguiente).

De hecho, puedes usar un planes como tal (este, por ejemplo) o una agenda (de hecho, el otro día en extraordinaria nos regalaron una agenda de Mr. Wonderful y es lo que he empezado a usar esta semana porque justamente a mi planes le quedaban sólo 2 semanas de vida, y además, ¡estrenar agenda mola mil! ;P).

3. Domina tu móvil

Mantener a raya las distracciones que suponen las nuevas tecnologías es muy importante para que la gestión del tiempo sea eficiente y puedas cumplir con aquello que has planificado. En mi caso actualmente estoy usando la nueva funcionalidad que incorporó iPhone hace unos meses con la llegada de iOS 12 sobre el “Tiempo de uso”. Esta aplicación te permite fijar un tiempo de inactividad diario (en mi caso, el de descanso del móvil de 23h a 7h), limitar el uso de apps por familias como “redes sociales” y excluir aplicaciones de esta limitación. Además, semanalmente crea informes de uso y progreso. Si te interesa este artículo de xatakamovil explica genial su funcionamiento.

Pero antes usaba dos aplicaciones que combinadas realmente me daban mucha información y, aunque ahora en mi caso ya no las necesito, son perfectamente recomendables para iniciar tu desintoxicación del móvil si lo necesitas. Son Moment (en App Store y Google Play) y Checkly (disponible en la App Store, ¿alguien conoce alguna parecida para Android?).

Moment te permite saber en qué momentos has desbloqueado el móvil durante el día y por cuánto tiempo. En su versión de pago indica las aplicaciones y también permite bloquear el móvil (aunque no es la app que más recomiendo para esto último). En cambio, Checkly, cuenta cuántas veces hemos desbloqueado el móvil en un día y, además, puedes ajustar avisos para que cada día te avise sobre el número de desbloqueos del día anterior y cuánto ha aumentado o disminuido en relación al día previo. Las dos, juntas o por separado, son muy interesantes para empezar a dominar tu móvil y evitar distracciones innecesarias.

4. Método Pomodoro

Esta es la forma en la que más me gusta organizar mi tiempo de acción porque, para mí, combina foco y descanso a la perfección. Pero hoy te traigo tres aplicaciones que te facilitaran seguir esta forma de organización. Para el ordenador, y si usas Google Chrome, la extensión Marinara: Asistente Pomodoro es genial para implementar esta herramienta como ya te conté en este post.

Pero hay dos aplicaciones para el móvil que uso con normalidad que me encantan porque combinan de una forma muy útil el foco de este método con evitar las distracciones del móvil (cosa que no pasa si sólo usas una aplicación para el ordenador). Son Tide y Forest.

Tide y Forest, cuando el móvil se convierte en tu aliado

Tide es gratuita, está disponible en la App Store y en Google Play. Puedes ajustar los tiempos (por lo que no necesariamente tienen que ser 25 minutos de concentración) y te permite poner sonidos que ayudan a la concentración (océano, lluvia y musa). Además, tiene dos opciones más de dormir y respirar que son muy interesantes a nivel de bienestar y control del estrés. Por contra, no bloquea el uso del teléfono móvil mientras está encendida, aunque si el sonido está activo te ayuda a detectar que estás en periodo de concentración y evaluar si el uso del móvil es o no necesario. En mi caso la uso en proyectos o momentos en los que el uso de mi móvil puede estar justificado y siempre con el sonido activado.

Forest, disponible de forma gratuita en Google Play y por 1,99$ en la App Store, es mi aplicación favorita por varios motivos. En primer lugar, es muy visual y suma tus progresos para que construyas tu propio bosque, lo que permite comprender de una forma muy fácil si estás focalizada o no. Cuando ajustas el tiempo que quieres estar concentrada te indica que recompensa tendrás (a más minutos el árbol será más grande) y, al terminar, te da unas monedas virtuales. En segundo lugar, cuando consigues 2500 monedas puedes cambiarlas por un árbol plantado real, por lo que tiene también el concepto de sostenibilidad integrado y puede producir un impacto de verdad. Y, en tercer lugar, mientras la usas está bloqueado el uso del móvil. Si sales de la aplicación pierdes el progreso y no cumples con tu objetivo ni recibes recompensa, por lo que es especialmente interesante para tareas que requieren mucha concentración y mantener el móvil alejado.

5. Mantenerme activa

Soy un poco pesada con esto, lo sé. ¡Pero es que lo más importante para que tu planificación funcione es que no te olvides del descanso! De verdad que esto es esencial para mejorar tu productividad, no te engaño. Hay dos herramientas que me gusta usar para que no se me olvide moverme y mantenerme activa.

En primer lugar, uso fitbit (aunque también puedes usar otras pulseras de actividad y aplicaciones) para contar y monitorizar mi actividad diaria, y para programar avisos cada hora si no llego a un mínimo de actividad. En mi caso intento llegar a los 10.000 pasos cada día y hacer cada hora, como mínimo, 250 pasos. Así mientras trabajo tengo la obligación de moverme al menos cada hora, momento en el que aprovecho para estirar las piernas y el cuello, y descansar la vista mirando a lo lejos.

La segunda herramienta es mucho más manual y tradicional, pero igual de efectiva: las alarmas. Y, de hecho, es una herramienta que sigo usando a veces. Se trata de programar en tu móvil, ordenador o un despertador (según tus necesidades) distintas alarmas que te inviten a moverte y desconectar, aunque sea sólo durante unos pocos minutos. En mi móvil, por ejemplo, cuando sé que me esperan muchas horas delante del ordenador programo alarmas cada 2 o 3 horas para hacer un descanso largo que implique moverme (normalmente una pequeña secuencia de yoga o unos minutos de abdominales y sentadillas).

Esto es todo por hoy….

Estas son las herramientas que quería enseñarte para ayudarte en tu productividad -de calidad- y que puedas mejorar tu planificación y organización. ¿Qué te parecen? ¿Te animas a compartir las herramientas que usas tú y así alargamos la lista entre todas? ¡Me encantará escuchar más propuestas y estrategias!

Por cierto, si te interesa ver y entender mejor cómo me organizo semanalmente no te pierdas la newsletter de este jueves porque te cuento ¡todos mis secretos sobre planificación! Y podrás ver de una forma mucho más visual como uso algunas de estas herramientas. Si aún no te has suscrito no olvides hacerlo antes del jueves, ¡me hará mucha ilusión poder encontrarte también por allí!

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